28 Jul 7 въпроса на които трябва да отговорите при планирането на всяко събитие
На пръв поглед организацията на едно събитие, изглежда като въпрос единствено на време и пари. Истината обаче е, че event management се учи повече от 4 години и най-краткото описание за него е „сериозната страна на забавния живот“.
При работата с клиенти е добър вариант, за да привличате нови и ангажирани клиенти, или за да представите нови услуги, продукти и партньорства, e да подходите творчески съм организирането на събитие. Разбира се първия въпрос, който собствениците на бизнес задават е:
КОЛКО ЩЕ СТРУВА ТОВА?
Ако разполагате със свободни средства, за организирането на каквото и да събитие, можете да се доверите на експертизата на ивент агенции. Специалистите там са обучени да работят, до удовлетворяване на изискванията на всеки клиент. С пари обаче казват „всеки“ може! Няма как, да се съгласим с това поради простия факт, че подхода, вълнението, креативността и идеите, които може да предложи професионалист, са много повече от това което Вие сте си представяли. Освен това, не се има предвид единствено и само финансовият аспект, а всички ресурси, които вие ще вложите в това събитие, а те са: Вашите пари, време, я екип; контакти, идеи, емоции и авторитет.
Как да подходите към организирането на събитие, ако разполагате с ограничен бюджет?
Предлагаме Ви да помислите върху вариант, в който вие самите да сте инициатор и организатор на цялото мероприятие. Цената, която ще платите е Вашето време, енергия, и пропуснати ползи от реализирането на редови сделки. Добрата новина е, че всичко ще мине през Вашите ръце и ще знаете какво искате и как да е направено точно. За да организирате качествено събитие би било добре да имате екип, а ако не разполагате все още с такъв, привлечете към идеята за мероприятието, да ви помогнат приятели с бизнес на подобно ниво. Предложете има в замяна – контакти, възможност за реклама, съвместни продукти и т.н. За да определите бюджет, към който да се придържате, предвидете увеличение до 10% преразход над определената сума. За да сте сигурни, че заделената сума е актуална и достатъчна, можете да я валидирате, след като проверите и отговорите на следващите въпроси:
2. КАКВО ЩЕ ОРГАНИЗИРАМЕ?
От вида на събитието, което планирате зависи цялостната организация. Ако сте се спрели на ТЕМАТИЧНА ВЕЧЕР бихте могли, да поканите най-добрите си клиенти на чаша вино с дегустация на селекция френски сирена. Ако сте избрали РАБОТИЛНИЦА, можете да предложите на клиентите си истинско потапяне в услугата която предлагате, като им позволите сами да изработят нещо. Следващият въпрос на който трябва да отговорите е:
3. ЗА КОГО ПЛАНИРАТЕ ТОВА СЪБИТИЕ?
Тук основната Ви задача, е да си представите Вашите идеални клиенти. Това са хора, които имат нужда от Ваш продукт или услуга или просто имат желание да си я купят. Това е най-подходящия клиент, за това което предлагате и има много голяма вероятност да си го купи.
За да бъде атрактивно събитието, можете да предложите на клиентите си, да поканят техни близки и познати, които имат същия или подобен на техния бизнес профил. Така гарантирате няколко неща:
- едно чудесно време и място за нетъуркинг;
- клиентът, ще се чувства удобно в компанията на негов близък;
- освен с вече редовен клиент, ще имате възможност да общувате и с нов потенциален;
4. KОЙ ЗА КАКВО ЩЕ ОТГОВАРЯ?
Точното поставяне на задачите е предпоставка за гладко протичане на мероприятието. Трябва да сте сигурни, че хората ангажирани в организацията на събитието, са разбрали вярно замисъла, тематиката и знаят, какво точно се очаква от тях. Комуникирайте постоянно с всеки от екипа. Изберете лесна, но ефективна система за общуване по този проект. Следете за изпълнението на текущите задачи и ако има как направете нещо като генерална репетиция. Така ще излязат нови въпроси и проблеми за решаване, които няма да Ви изненадат в деня на събитието. Следващия въпрос е да планирате:
5. КЪДЕ ТОЧНО ЩЕ ПРОВЕДЕ ТЕ СЪБИТИЕТО?
Отговора на този въпрос изцяло зависи от мащаба, към който се стремите. Ако планирате БИЗНЕС ЗАКУСКА за 12- 17 бизнес партньори, редно е да наемете помещение, в което могат да се чувстват комфортно между 25 до 30 човека максимум. Ако планирате презентация на нова колекция дрехи, облекла, аксесоари, то Вие имате нужда от далеч по-голямо заведение или зала, в която да проведете събитието. Основната Ви цел тук, е да осигурите достатъчен комфорт на гостите си, без да се усеща като много тясно или като твърде широко.
- Подсигурете техника и консумативи, ако сте предвидили презентация. Ако ще Ви гостуват хора, които не са от града или локацията на събитието е извънградска, предвидете помощ за настаняването на гостите.
- След като сте уточнили детайлите по мястото на провеждане, видео събитието, броя гости, задачите на екипа, следва да пристъпите към планиране на датата.
6. КОГА ЩЕ СЕ ПРОВЕДЕ СЪБИТИЕТО?
Правилния избор на ден от седмицата и дата от месеца е близо 30% от гаранцията за успех на всяко събитие. Съобразете се дали събитието може да продължи по-дълго и с това да наруши седмичния режим на вашите гости. В този случай планирайте последния ден от седмицата преди почивен ден. Ако събитието може да бъде контролирано, като време и вие имате нужда още на следващия ден да генерирате приходи от това събитие, то може би по-удачен вариант са дните сряда или четвъртък.
Един от най-важните въпроси, който постоянно трябва да си задавате, когато планирате събитие, е да знаете:
7. ЗАЩО ГО ПРАВИТЕ?
Какъв резултат очаквате да получите, след като проведете лекцията, вечерта, работното ателие и т.н.? Това ще определи и какви са Вашите персонални индикатори за успех на това събитие. Най-лесния начин е да си отговорите на въпроса: – как точно ще разберем дали събитието е било успешно?
Важна част от всяко фирмено събитие е да оставите приятни впечатления в гостите, с помощта на добра храна и напитки. Помислете как да планирате, кафе-паузите, организирането на свободното време и забавленията за гостите. Заложете на разнообразие в предлагането на храна и напитки с идеята „за всекиго по нещо“. Вкусът и успехът са в детайлите!
За да реализирате идеята за събитие с успех, трябва да сте много наясно с целта и да знаете какъв резултат би бил удовлетворителен за вас. При планирането на подобни събития трябва да вземете предвид, че неговата важност е от първостепенно значение единствено и само за Вас. Не бива да приемате лично отказа или неявяването на събитие от ваши клиенти и партньори. За да сте сигурни в ангажираността на поканените, трябва да се погрижите много активно и достатъчно отрано за популяризирането на събитието.
Повече информация за рекламиране на събитието, четете следващата статия В нашия блог.